2020年3月時点の技能実習日誌の正しい書き方【協同組合に確認済み】

「正しい技能実習日誌の書き方ってどんな感じになるの?」

まずは協同組合から指示されている正しい技能実習日誌の記入例をご覧ください。

これは私が勤めているタイル工事店(以下「弊社」と表記します。)で受け入れている外国人技能実習生の技能実習日誌です。
参考様式は第4-2号で、外国人技能実習機構(OTIT)からダウンロードすることが出来ます。
技能実習日誌に記入している内容の元になっているものは「実習実施予定表」です。

実習実施予定表は、協同組合を通して外国人技能実習生を受け入れている企業さんであれば、備え付け書類として保管している技能実習法関係書類の中にあります。

技能実習日誌の内容は、この実習実施予定表に基づいて記入する必要があるので、まずは実習実施予定表の見方から説明していきます。

実習実施予定表の見方

次の画像は、弊社で受け入れている外国人技能実習生の1年目の実習実施予定表です。

実習実施予定表の見方で大事なポイントは、それぞれの業務に割り当てられている時間の割合です。
弊社の場合、それぞれの業務に割り当てられている時間は以下のようになっています。

業務内容1年あたりの実習予定時間(h)
必須業務936
必須業務の安全衛生業務104
関連業務520
関連業務の安全衛生業務103
周辺業務312
周辺業務の安全衛生業務103

業務に紐づいている安全衛生業務を合わせたそれぞれの実習予定時間は、必須業務が1040時間、関連業務が623時間、周辺業務が415時間となっており、おおよその割合は5:3:2になります。
業務の内容についてはひとまず置いておいて、この実習予定時間の割合を確認しておきましょう。

それと、それぞれの業務に割り当てられている番号の確認もしておいてください。
弊社の場合は、必須業務が1、必須業務の安全衛生業務が2、関連業務が3、関連業務の安全衛生業務が4、周辺業務が5、周辺業務の安全衛生業務が6、です。

技能実習日誌に記入する内容

技能実習日誌には、「日付」「技能実習生に従事させた業務」「技能実習生に対する指導の内容」「指導者氏名」を書き込みます。
技能実習生に従事させた業務には、必須業務・関連業務・周辺業務に割り当てられている業務名を記入しましょう。
弊社の場合は、必須業務=タイル張り作業、関連業務=下地施工作業、周辺業務=資材運搬作業、としています。

技能実習生に従事させた業務を記入する欄の隣には、技能実習生に従事させた業務に対応する番号を記入してください。
その際に、業務にリンクした安全衛生業務の番号も一緒に記入しておきましょう。

技能実習生に対する指導の内容には、実際に指導した内容を記入しておくことが望ましいです。
ただし、詳細に書きすぎると見づらいだけの資料になるので、できるだけ簡潔にまとめるようにしてください。

指導者氏名には、技能実習生に業務の指示をした人の名前を記入します。
指導者が技能実習責任者や技能実習指導者である必要はありません。

技能実習日誌に記入する際の注意点

技能実習日誌に記入する内容のバランスに留意してください。
弊社の場合はそれぞれの業務の実習予定時間の割合が5:3:2になっているので、労働日数が10日あるなら、5日間は必須業務、3日間は関連業務、2日間は周辺業務にする、といった感じです。
絶対に実習予定時間通りにしなくてはならないわけではありませんが、予定と現実が乖離しすぎていると外国人技能実習機構から指摘される原因にもなるので、留意してください。

また、参考様式第4-2号にも注意事項として挙げられていますが、技能実習の区分、技能実習の期間、技能実習生に行わせる業務等が異なる場合は、分けて作成する必要があります。
弊社の場合は業務に従事する場所が不特定なので、技能実習生一人ごとに技能実習日誌を作成しています。

実習実施予定表にない業務をさせた場合の記入内容はどうすれば良いの?

私なら関連業務として処理します。
嘘をつくことになりますが、それが違法な業務をさせたのではなく、誰も傷つけず、誰も損をしないのであれば、こんな問題であれこれ悩むのは時間の無駄だと考えます。

念のため、 皆さんには協同組合に確認することを推奨します。

技能実習日誌を簡単に作る方法ってないの?

技能実習日誌を簡単に作るなら、ExcelかWordでコピペするのが手っ取り早いと思います。
Excelでドロップダウンリストなどを使えるようにすれば、さらに時間短縮できるでしょう。

私は現在(この記事執筆時点)出勤管理システムを開発中ですが、製品化するまではまだ時間がかかりそうです。
公開できるようになったらお知らせします。

勤怠管理システムが完成したのでお知らせします。
⇒プレゼン記事


さて、2020年3月時点において、協同組合から指示されている技能実習日誌の正しい書き方は以下の通りです。

実習実施予定表に記載してある実習予定時間の割合に留意して、バランスの良い業務内容になるように書き込んでください。

以上、【2020年3月時点】協同組合から指示されている技能実習日誌の書き方、でした。