技能実習日誌の書き方改革!手書きからスマホ入力にしたら管理が超楽

「技能実習日誌を手書きするのがメンドクサイ!」

「提出期限が来るのがストレス。。。」

外国人技能実習生を管理されている方の多くはこのように思っているのではないでしょうか。
実は私もそのうちの一人でした。

私は零細企業に勤めていて外国人技能実習生の管理をしていますが、2019年3月ごろから以下のような書類を定期的に提出するように協同組合から依頼されています。

定期提出の必要がある物
  • 技能実習日誌(3か月に1度)
  • 賃金台帳(3か月に1度)
  • 認定計画の履行状況に係る管理簿(毎月)
  • 実施状況報告書(毎年)

実習生を受け入れる当初からこれらの書類を提出しなければならない事は分かっていましたが、私がこれらの提出をずーっとサボっていたので、協同組合が改めて連絡をしてきたのだと思います(笑)。
技能実習日誌以外の書類は書く内容が少なかったのですぐに書けたのですが、技能実習日誌は日々のことなのでパパっと簡単に、というわけにはいきません。

それに、私が勤めている会社で受け入れている外国人技能実習生は、それぞれが異なる場所で異なる実習(という名の労働)をしているので、全員分を一つにまとめて書くこともできません。
私の管理業務であることは分かっているのですが、一人ずつオリジナルの日誌を作るのは非常にメンドクサイので、もの凄く萎えます。

これをどうにかできないものかと悩んだ結果、たどり着いたのはプログラミングによる日報管理でした。
実習生一人一人に自分で日報をつけさせるのです。
日報を紙媒体ではなくデータとして取っておけば、必要な時に自由に情報を出し入れする事ができます。

技能実習日誌の書き方を「手書き」⇒「IT化」した場合、間違いなく技能実習日誌担当者の労力が減ります。
実際にIT化した私の労力は劇的に減りました。

それに、外国人技能実習生それぞれに日報を入力させることで彼らの日本語学習にもなりますし、一石二鳥でWIN WINです。

ちなみに、今私がしている管理業務は「日報の内容確認と修正指示」「技能実習日誌のPDFデータのダウンロードとプリントアウト」「事務員さんに書類送付指示」です。
私が管理している実習生の人数は3人なので、これらの業務は10分もあれば完了します。
頑張る必要もないのでストレスフリーです。

私が作ったプログラムなので技能実習日誌の参考書式とは少し様式が異なりますが、準じているので問題ありません。
また、この様式については協同組合からO.K.をもらっています。

それでは本題に入ります。
手書きからスマホ入力にするためのプログラムの概要です。

手書き⇒スマホ入力化① 実習内容を入力・管理するWEBアプリを開発する

まずは実習内容を入力・管理するWEBアプリを開発します。

HTML、CSS、PHP、データベースの知識があればそう難しい話ではありません。
ご参考までに、私が作ったWEBアプリの構成は次の通り(一部省略しています)です。

実習内容管理アプリの主なページ構成
  • 実習内容一覧
  • 実習内容入力
  • 技能実習日誌PDF

プログラミングをしたことがない人は「えっ、ちょっと待ってよ。。。いきなりWEBアプリを開発しますって…どういう事?」と思われるかもしれませんが、ひとまず適当に読み進めてください。

入社時に社内連絡用のメールアドレスを作っていたので、それをWEBアプリのログイン用アカウントとして利用しました。
実習内容の入力を1週間以上していない人には、自動的に入力の催促がメールで送信されるようにもしています。

「実習内容入力」のページでは、入力されたデータをデータベースで保管するようにします。
そして、保管したデータを「実習内容一覧」に出力します。
こうすることで実習内容を誰でも確認出来ますし、タイムカードの役目も果たすので賃金計算にも役立ちます。

モザイクだらけで見づらいかもしれませんが、私が作ったWEBアプリの「実習内容一覧(実際は出勤内容一覧)」のスクリーンショットを載せておきます。


手書き⇒スマホ入力化 ② 実習内容を技能実習日誌風に書き出す

入力された実習内容はデータベースに保存してあるので、そのデータを技能実習日誌風に書き出します。
私はPDFで出力したかったので、TCPDFというPHPライブラリを使いました。
ただ、このTCPDFでは利用可能なCSSが少ないので、レイアウトは簡素にしかなりません。

私が指定したレイアウトはこんな感じです。

最終的にPDFをプリントアウトして、協同組合に原本として送付します。

出勤内容のデータが消えるリスクがあるのでは?回避する方法は?

データ管理につきものなのがデータが消えるリスクです。
このリスクは時々データをエクスポートしてどこかに保管していれば回避できるのですが、たいていの場合はこの作業を忘れたり面倒臭くなってくるのでやらなくなります。

ですから、私はcronというプログラムを自動で実行できるプログラムを使って、データの自動保存プログラムを作ろうと思っています。
作るまでが大変ですが、これが出来れば本当に手間いらずになるので頑張ります。

WEBアプリを開発するのが面倒。もっと簡単な方法を知りたい

「おいおい、IT化したら管理が楽になりそうなのは分かったけど、そもそもWEBアプリなんか開発できねーよ。もっと簡単な方法教えろよ」というお声には、WEBアプリの販売という形で対応しようと思っています。
技能実習日誌担当者の労力が劇的に減るこのシステムを毎月3,000円+消費税でご提供いたします。
外国人技能実習生に日報入力をさせることで、彼らの日本語学習にもなりますし、管理者も楽になります。

詳しい内容につきましてはお問い合わせよりご連絡ください。


余談です。
スマホアプリは作っていません。
プリントアウトのことなどを考えるとWEBアプリの方が使いやすいので、今のところ開発予定はありません。

以上、技能実習日誌の書き方改革!手書きからスマホ入力にしたら管理が超楽でした。
零細企業にこそ積極的なIT化をオススメします。