外国人技能実習機構の監査に備えて必要書類を準備してみました

「外国人技能実習機構の監査員が来る前に準備しておくべき書類ってどんなもの?」

私が社会保険労務士のかたに必要書類を確認したところ、以下の書類を準備しておけば問題ないとの事でした。
念のために、私はすべて原本を用意しました。

技能実習法関係書類
  • 実習実施者届出書
  • 技能実習計画認定通知書
  • 技能実習生管理簿
  • 技能実習日誌
  • 認定計画の履行状況に係る管理簿
  • 技能実習生一覧表
労働条件関係書類
  • 雇用契約書
  • 賃金台帳
  • 出勤簿
  • 賃金控除協定書
  • 労災保険加入書類
  • 社会保険加入書類
  • 年次有給休暇管理簿
  • 健康診断書
  • 安全衛生教育

このページでは必要書類のフォーマットについても解説しているので、皆さんが探す手がかりにしていただければと思います。

技能実習法関係書類

ほとんどの企業さんは、協同組合を通して技能実習生を受け入れられていると思います。
その場合は、技能実習法関係書類がまとめられたフォルダーを協同組合から渡されているはずなので、よほどのことが無い限り準備漏れはないでしょう。
もし、漏れがあるとすれば技能実習日誌くらいではないでしょうか。

技能実習日誌は協同組合が書いて済むような書類ではありません。
受け入れ企業が技能実習内容などをある程度詳しく書き込まなければならないので、面倒臭いですが、日々書き込んでしっかり準備をしておきましょう。
他の書類についても、念のため、不備がないか確認をしておきましょう。

実習実施者届出書

弊社は協同組合から実習実施者届出書を渡されていませんでした。
その代わりに、実習実施者届出受理書を渡されていました。

まあ、届出書の原本はすでに受理されているので、ここにあるわけないですよね(笑)。
実習実施者届出書のコピーがあれば良かったのですが、準備書類としては実習実施者届出受理書で問題はないそうです。

技能実習計画認定通知書

技能実習計画認定通知書は、技能実習生1人ごとに作られています。
補足情報ですが、建設工事や造船工事で技能実習生を新規入場させたい場合に必要になる認定番号は、この書類に書かれています。

技能実習生管理簿

技能実習生管理簿は、ある程度の人数をまとめて一覧表示されている書類です。
弊社では、技能実習生の在留期間が更新される前くらいに、内容が更新された技能実習生管理簿が送られてきています。

技能実習日誌

技能実習日誌(監理団体によっては技能実習記録と表記されている)は一定の様式に従って記入する必要があります。
記入必須項目がどれなのか分かりませんが、OTIT(外国人技能実習機構)かJITCO(公益財団法人国際研修協力機構)が発行している様式のものを使用しておけば間違いありません。

私が自分で作った様式でも問題はありませんでした。

認定計画の履行状況に係る管理簿

認定計画の履行状況に係る管理簿は、弊社の場合は協同組合への定期提出物となっている書類です。
毎月記入しなければならないので、認定計画の履行状況に係る管理簿の枚数は技能実習生の受け入れ日数が長いほど多くなります。

技能実習生一覧表

技能実習生一覧表は受け入れている技能実習生の氏名・技能実習区分・技能実習期間が記載されている書類です。
技能実習生の入国1年目は技能実習区分が第1号ですが、2年目からは第2号になります。
変更があった場合は更新された書類を準備しておきましょう。

労働条件関係書類

労働条件関係書類は受入企業が管理している物ばかりなので、不備はないか確認をしておきましょう。
弊社の場合は、書類の内容を協同組合に確認してもらった後で内容の不備の指摘や修正依頼がいくつかありました。

労働条件関係書類をエクセルや専用ソフトなどを利用してデータ管理されている場合は追記や訂正をするのも比較的楽ですが、賃金計算や出勤簿を手書きでされているような場合は追記・修正に時間がかかるので、できるだけ早めに内容確認作業をしておきましょう。

雇用契約書

雇用契約書は技能実習生が入国される前に作成されているはずなので、特に改めて作成する必要のない書類です。
もし、雇用契約書が無いのであれば、日本語表記に技能実習生の母国語の表記を加えた文章で作成してください。

近年では最低賃金の改正がたびたび行われているので、賃金額の変更をされている企業は多いと思います。
技能実習生の賃金額の変更をした場合には、別途「賃金額の変更について」という書類を作成して準備しておきましょう。

賃金台帳

賃金台帳は技能実習生一人ずつ、1年間分が表示された様式が望ましいようです。
賃金計算の元になる労働時間、所定時間外割増賃金や賞与などを含めた合計支給額、健康保険料をはじめとした控除額など、支給と控除が一目でわかるような様式にしましょう。
また、2019年4月からの年次有給休暇の取得が義務化に伴い、年次有給休暇の取得情報も加えておくべき項目になっているそうです。

出勤簿

出勤簿は賃金台帳の支給額の根拠になっているものを準備しましょう。
タイムカードで出勤管理されている場合は、タイムカードを準備してください。

賃金控除協定書

一般的な企業の場合は、経営者の代表者と労働者の代表者が賃金控除協定書を交わします。
弊社の場合はこの協定書が元々ありましたが、さらに技能実習生一人一人と弊社の経営者の代表者が交わした協定書があったので、二つとも準備しました。

労災保険加入書類

弊社で用意した労災保険の加入を証明する書類は、労働保険の納付書・領収証書です。
但し、古いものはダメです。
直近の納付書・領収証書が必要になります。

社会保険加入書類

社会保険の加入を証明する書類として弊社で用意したのは、社会保険料の納入告知額・領収済額通知書です。
こちらも古いものはダメです。
直近の保険料納入告知額・領収済額通知書を用意しましょう。

年次有給休暇管理簿

弊社の場合は、賃金台帳に有給休暇取得日を表示しているので、別途年次有給休暇管理簿を準備する必要はありませんでした。
有給休暇の取得状況が分かる資料があれば良いそうなので、必ずしも、年次有給休暇管理簿が必要になるわけではありません。

もし、年次有給休暇管理簿が必要になる場合は、厚生労働省からフォーマットをダウンロードすることが出来ます。

健康診断書

健康診断書のフォーマットは、健康診断を受診した医療機関のもので構いません。
技能実習生の内、一人はじん肺の健康診断も受けているので、そちらも合わせて用意しました。

もし、特別な健康診断を受診する必要がある技能実習をさせているのであれば、特別な健康診断も用意しましょう。
⇒健康診断を実施しましょう – 厚生労働省

安全衛生教育

外国人技能実習生が受けた、雇入れ時の教育や作業場所で受ける新規安全衛生教育の受講日時・受講場所などの情報を記録した資料が必要になります。
弊社の場合は技能実習記録に記載しているので、特に準備が必要というわけではありませんでした。

必要書類に漏れがあった場合はどうなるの?

必要書類に漏れがあったからと言って、ただちにペナルティを受けるわけではありません。
後日、改めて監査員のかたに確認をしていただきましょう。

健全な企業運営をされているなら大きな問題にはなりません。
ただ、もし、明らかな法令違反が見つかった場合は、技能実習生の受け入れ先資格を取り消されることもあります。

他にも準備しておいたほうが良い書類って何かあるの?

一般的に36協定と言われている「時間外労働休日労働に関する協定届」は準備しておいたほうが良いです。
労働基準監督署のマークがスタンプされているものを準備しましょう。

また、もし、変形労働時間制を採用されている場合は、以下の書類を用意しておいた方が良いでしょう。

  • 1年単位変動労働時間制カレンダー
  • 1年単位の変形労働時間制に関する労使協定書
  • 1年単位の変形労働時間制に関する協定届

外国人技能実習機構の監査に備えた必要書類は揃いましたでしょうか。
主に協同組合が管理・フォローしてくれる技能実習法関係の書類と、主に自社で管理している労働条件関係の書類は以下の通りです。

技能実習法関係書類
  • 実習実施者届出書
  • 技能実習計画認定通知書
  • 技能実習生管理簿
  • 技能実習日誌
  • 認定計画の履行状況に係る管理簿
  • 技能実習生一覧表
労働条件関係書類
  • 雇用契約書
  • 賃金台帳
  • 出勤簿
  • 賃金控除協定書
  • 労災保険加入書類
  • 社会保険加入書類
  • 年次有給休暇管理簿
  • 健康診断書
  • 安全衛生教育

漏れの無いように準備しておきましょう。

以上、建設工事屋が外国人技能実習機構の監査に備えて必要書類を準備してみました、でした。